办理商贸公司需要准备以下证件和材料：
登记注册资料
营业执照：证明公司合法存在的凭证。
税务登记证：作为纳税人的身份证明。
组织机构代码证：由公安机关核发的证明文件。
开户许可证：开立公司银行账户时所需的证明文件。
社保登记证：符合国家相关政策的社保登记证明文件。
管理运营资料
经营许可证：如果需要申请特定行业的经营许可，需向相关部门申请。
卫生许可证：针对食品、药品等行业，必须先取得卫生许可证才能正常经营。
劳动合同、员工保险证明、人员编制表：合法的人力资源管理形式。
资金账簿、纳税证明和发票、汇款收据、还款记录等各种财务清单证件。
其他相关证件
公司名称预先核准通知书：在办理公司名称核准时需要提供。
股东资格证明或自然人身份证明：包括身份证原件及复印件。
住所或主要经营场所相关文件：如租赁合同、产权证明或房产证明等。
公司章程：详细列明公司的经营范围、组织结构、股东权益等内容。
股东会决议：对公司重大事项的决定。
注册资本证明文件：如银行出具的出资证明或验资报告等。
特殊行业许可证：如环保、食品、药品等行业的特定许可证。
建议在办理商贸公司时，先咨询当地工商、税务等相关部门，了解具体要求和流程，以确保顺利完成公司注册和相关证件的办理。